20 normas sencillas para el correcto uso del email

Pablo Zambrano
Dic 19, 2013

Estas son unas normas sencillas y de sentido común para que nuestros correos sean acogidos con interés y respeto:

  1. Es importante el uso de un tono correcto, no cometer faltas de ortografía ni de gramática.
  2. Antes de enviar un mensaje, asegúrate de que esta escrito con corrección y claridad. Debemos ser siempre conscientes de que se trata de comunicación escrita, y como tal queda registro de ella.
  3. Usa un estilo de redacción adecuado. La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. Utiliza los emoticones con moderación y nunca para un mensaje formal.
  4. Ten en cuenta siempre la diferencia de estilo que debe haber entre un mensaje personal y otro profesional, entre uno informal y otro de carácter serio. Saluda, indica el motivo del mensaje y despídete al final.
  5. Utiliza siempre el campo «asunto»: el destinatario puede decidir si leer o no un mensaje basándose solo en el encabezamiento. Esto facilita la lectura, clasificación y por tanto, ahorra tiempo.
  6. Envía tus mensajes en texto plano, no utilices estilos ni adornos innecesarios. Además de más seguros, los mensajes en texto puro, sin colores, tamaños, negritas, etc. son mas pequeños, llegan y se descargan más rápido. Por supuesto, puedes hacer uso de estos recursos sin abusar y cuando el contenido lo requiera.
  7. No escribas en mayúsculas. Escribir en mayúsculas en Internet equivale a gritar. A no ser que realmente quieras gritar una palabra o frase, escribe de manera normal, con mayúsculas y minúsculas. Puedes utilizar las comillas, los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y subrayar.
  8. Escribe por párrafos para que el mensaje quede mejor estructurado, y sepáralos con líneas en blanco, para no cansar con su lectura. Tampoco escribas líneas de más de 80 caracteres.
  9. Cuando respondas a un mensaje, incluye parte del mensaje original para situar el contexto. De otra manera, tu(s) interlocutor(es) podría(n) no saber de que estás hablando o a qué estas contestando, especialmente si reciben mucho correo. Normalmente basta con el asunto. Muchos servidores de correo integran ya esta opción por defecto.
  10. Reenvío de correos: Si recibes un correo electrónico interesante que deseas reenviar a tus contactos, no olvides eliminar esas líneas heredadas de los mensajes anteriores y las direcciones de correo del mensaje que has recibido. Puede que alguno de los destinatarios del correo tenga un virus en su ordenador y que ese virus capture las direcciones de correo de los mensajes que se reciben para luego enviarlas a un spammer. Todas esas direcciones sufrirán a partir de ahora el molesto correo basura. Es importante que pienses si realmente la persona quiere recibirlo.Por el mismo motivo, cuando envíes copias de un correo a varias personas , pon la lista de direcciones a enviar en el campo CCO (cuentas de correo ocultas). De esa forma evitarás dar a conocer las direcciones de terceras personas, que no interesan a nadie. Es una buena medida de seguridad para evitar virus y spam.
  11. No reenvíes mensajes en cadena, falsas alarmas de virus, etc. Solo contribuirás a aumentar el correo no solicitado.
  12. Evita el envío de archivos adjuntos demasiado pesados .  Mándalos solo cuando sean necesarios y advierte sobre su contenido al remitente en el cuerpo del mensaje.
  13. Cuando envíes un archivo adjunto a alguien que recibe muchos como el tuyo, por ejemplo un(a) profesor(a), nómbralo con tu nombre_apellido_nombre_de_la_tarea (minúscula, sin tildes i caracteres especiales, con las palabras unidas por guiones bajos)
  14. No te extiendas demasiado. Hoy en día todos tenemos mucha información y distracciones y al contenido web no se le invierte el mismo tiempo que se le invierte a un libro.
  15. No uses tu correo personal o institucional para enviar promociones o comunicaciones masivas. Con esto te expones a generar contenido irrelevante para algunos usuarios y tu correo puede terminar bloqueado. Para esto existen plataformas de email marketing.

 Como destinatario debes tener también estas precauciones:

  1. No respondas al correo no solicitado y de origen desconocido . Es una forma de aumentar la cantidad de correo basura en nuestro buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados deben borrarse lo antes posible.
  2. No abras archivos que no esperas. Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debemos abrir adjuntos no esperados: pueden contener virus.
  3.  No proporciones tu dirección de correo en sitios que no conozcas bien o que puedan enviarte publicidad no deseada. Es una buena idea disponer de un cuenta gratuita para registrarnos en este tipo de sitios.
  4.  Limita el tamaño de las firmas automáticas: Las firmas automáticas deben ser lo más claras y breves posible. No incluyas imágenes o información innecesaria. Nunca dejes de identificarte con nombre y apellidos cuando te dirijas a personas desconocidas.
  5. Cuando utilices tu correo electrónico en sitios públicos, no olvides cerrar tu correo cuando termines de trabajar. No basta con cerrar la página: es necesario pulsar en «salir» o «cerrar sesión.

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