Exportar café ya no es exclusivo de grandes trilladoras. La FNC tiene un procedimiento simplificado para que cualquier persona natural o jurídica, previo registro como exportador, pueda enviar café en pequeñas cantidades usando empresas de tráfico postal y mensajería expresa registradas en el sistema. Esto sirve para atender un cliente puntual, probar mercado o vender directo al consumidor final en el exterior sin montar una operación de contenedor.
1) El punto de partida: tu registro como exportador ante la FNC
Antes de pensar en la guía aérea o en el courier, necesitas el Registro de Exportador de Café activo. Desde 2023, la FNC dejó claro que el registro y la renovación se hacen únicamente por su plataforma web, donde también se administra la actualización de datos y se accede a cartas/instructivos. En la práctica, el trámite no es “difícil”; es de orden documental y de mantener tu estado activo para no frenarte justo cuando ya tienes la venta cerrada.
2) Qué se considera “pequeña cantidad” y por qué esos topes importan
Esta modalidad está diseñada para mensajería expresa y tiene límites por envío definidos por la FNC. Para café verde el tope es 60 kg, para café tostado 50,4 kg, y para café soluble o extracto 23 kg. Además, el programa tradicionalmente se maneja con un valor máximo por exportación de USD 5.000, que es parte del enfoque “rápido y simplificado” de esta ruta.
3) El envío: anuncio y contribución cafetera
Todo café que sale legalmente del país pasa por su control y liquidación en el ecosistema cafetero. El flujo típico es que ingresas al Portal Cafetero, haces el anuncio de exportación, el sistema genera la liquidación y realizas el pago para poder descargar los soportes. El instructivo de pequeñas cantidades de la FNC incluso detalla cómo se diligencian cantidades (en gramos) y cómo se selecciona el operador postal dentro del sistema.
4) Calidad, trazabilidad y empaque
Aunque el envío sea pequeño, la lógica es la misma: el café debe tener trazabilidad y respaldo de procesamiento cuando aplique. Si exportas café tostado, cobra importancia que el producto esté asociado a una industria registrada (tostadora/trilladora/fábrica, según corresponda) dentro del esquema de control del café, porque la FNC administra el registro nacional de esa industria y sus requisitos.
Y aquí viene el punto que muchos subestiman: si el café tostado va a consumidor final, el empaque debe estar preparado para el viaje (barrera, sellos, información clara), pero además debe estar listo para el mercado de destino. Si el destino es EE. UU., ya no es solo “que el empaque se vea bonito”: entra a jugar FDA.
5) El registro FDA
Para alimentos importados a Estados Unidos, FDA no “aprueba” previamente tus envíos, pero sí exige dos cosas base en la operación: que las instalaciones que producen/almacenan/manejan el alimento estén registradas ante FDA y que cada envío tenga Prior Notice (aviso previo) antes de la llegada/importación. Esto lo explica la propia FDA en su guía de importación de alimentos.
El Prior Notice es obligatorio para alimentos importados u ofrecidos para importación, y FDA tiene páginas específicas sobre el requisito y su radicación. Si falta, el envío puede ser retenido porque literalmente es parte del flujo de control antes del ingreso.
En pocas palabras: si tu café va a EE. UU., no basta con la parte FNC + courier. Debes coordinar también el componente FDA (registro de instalación, prior notice y consistencia documental del envío).
En zambrano acompañamos exportaciones en pequeñas cantidades hacia EE. UU.; revisamos el paquete de cumplimiento (FDA) y, si el café es tostado, hacemos revisión de empaque/etiqueta para que lo que estás declarando sea defendible y no te obligue a reimprimir o corregir sobre la marcha.
6) La documentación que normalmente te va a pedir el courier
Cuando ya vas a despachar, lo típico es que el courier opere con factura comercial y guía aérea, y tú anexas los soportes del Portal Cafetero derivados del anuncio y la liquidación/pago, tal como lo estructura el instructivo de pequeñas cantidades. Adicionalmente, en esta clase de envíos se usa la carta de responsabilidad dirigida a Policía Antinarcóticos, que suele formar parte del paquete documental para control.